Recupero appuntamenti persi nella pausa pranzo
Uno studio dentistico di Milano con quattro poltrone perdeva circa 60 chiamate alla settimana tra pausa pranzo e ore di punta. L'agente vocale ha intercettato e gestito tutte quelle chiamate.
Agente Elena
Segretaria virtuale
+186
Appuntamenti al mese
0
Chiamate perse
Appuntamenti al mese
Tasso di risposta
Il contesto
Studio dentistico di medie dimensioni a Milano, quattro poltrone, una sola segretaria a tempo pieno. Il volume di chiamate in entrata è alto, soprattutto nelle ore di apertura e in pausa pranzo, quando la segretaria è impegnata in studio o assente.
Il problema
- Circa 60 chiamate alla settimana finivano in segreteria telefonica
- Meno del 15% dei pazienti che cadevano in segreteria richiamava
- Stima di 40-50 appuntamenti potenziali persi al mese
- La segretaria veniva costantemente interrotta durante le procedure in studio
La soluzione
- Agente vocale collegato al numero esistente dello studio
- Inoltro automatico delle chiamate non risposte dopo 3 squilli
- Sincronizzazione bidirezionale con il gestionale dello studio
- Capacità di prendere, spostare e disdire appuntamenti in autonomia
- Trasferimento alla segretaria solo per urgenze cliniche o casi delicati
I risultati misurati
Appuntamenti al mese
Da 480 a 666 (+186) confermati nel primo trimestre
Tasso di risposta
Dal 78% al 100% delle chiamate gestite
Disdette dell'ultimo minuto
Ridotte del 32% grazie ai promemoria automatici
Tempo della segretaria
+14 ore a settimana liberate per i pazienti in studio
Come ci siamo arrivati
Call di analisi, definizione script e flussi
Setup tecnico, integrazione con il gestionale, test interni
Soft launch su una fascia oraria limitata, raccolta feedback
Go-live completo con monitoraggio quotidiano
Ottimizzazione settimanale dello script in base alle conversazioni reali